Self Accettazione e Self Check-in

Quando ogni persona deve passare dal banco per confermare un appuntamento, identificarsi o ricevere un’indicazione, anche le operazioni più semplici finiscono per rallentare l’intera accettazione. Le soluzioni TEOM permettono agli utenti di svolgere in autonomia i passaggi previsti, alleggerendo il front office e indirizzando ogni persona verso il percorso corretto.

Quando l’accettazione diventa il primo collo di bottiglia

Nelle strutture ad alta affluenza, molte persone arrivano contemporaneamente e devono rivolgersi alla stessa reception, anche quando devono soltanto confermare la propria presenza. Il personale deve verificare appuntamenti, identificare gli utenti, raccogliere informazioni, fornire indicazioni e distribuire i turni. Le richieste semplici si sovrappongono così ai casi che richiedono realmente assistenza.

Il problema diventa più evidente quando:

l’accettazione dispone di poco personale;
sono presenti più servizi o reparti;
gli utenti arrivano con modalità differenti;
alcune prestazioni vengono erogate in orari non presidiati;
il gestionale non è collegato ai sistemi di accoglienza;
l’identificazione viene effettuata manualmente;
ogni utente deve attendere al banco prima di iniziare il proprio percorso.

La self accettazione automatizza i passaggi ripetitivi senza eliminare la possibilità di ricevere supporto umano.

Più autonomia per l’utente, più tempo per il personale

L’utente può identificarsi, confermare l’appuntamento e ricevere le istruzioni necessarie attraverso una procedura guidata. Il personale riduce le attività amministrative ripetitive e può dedicare maggiore attenzione alle persone che hanno bisogno di assistenza o presentano situazioni particolari. Per la direzione, il processo diventa più tracciabile e uniforme, anche tra sedi o servizi differenti.

I vantaggi principali sono:

riduzione delle code al front office;
identificazione più rapida;
minori inserimenti manuali;
possibilità di erogare servizi anche con accettazione non presidiata;
alleggerimento del carico operativo;
aggiornamento dei sistemi collegati;
instradamento automatico;
maggiore continuità del servizio.

Dall’identificazione all’ingresso nel servizio corretto

Avvio della procedura: l’utente seleziona il servizio o indica di avere un appuntamento.
Identificazione: il riconoscimento può avvenire attraverso QR code, codice di prenotazione, badge o altre modalità definite nel progetto.
Verifica: il sistema controlla le informazioni disponibili e individua l’appuntamento o la procedura associata.
Conferma dell’arrivo: la presenza viene registrata e, quando previsto, comunicata al gestionale.
Completamento delle operazioni: l’utente può seguire i passaggi configurati per il servizio, come inserimento di informazioni o verifica del ticket.
Assegnazione del turno: la persona viene inserita nella coda o nel percorso corretto.
Indicazioni: il sistema comunica dove dirigersi e come seguire la chiamata. Le soluzioni TEOM utilizzano interfacce touch, identificazione tramite QR code o badge e il software WebSI. La piattaforma può inoltre essere associata a un’agenda digitale personalizzata quando non è presente un gestionale di prenotazione.

Totem e soluzioni per la self accettazione

Self check-in per utenti prenotati: per riconoscere automaticamente l’appuntamento e registrare l’arrivo.
Self accettazione multiservizio: per permettere alla persona di selezionare il servizio e completare la procedura prevista.
Identificazione tramite QR code: per leggere il codice ricevuto al momento della prenotazione e collegarlo al percorso corretto.
Identificazione tramite badge o tessera: per contesti nei quali l’utente dispone già di uno strumento di riconoscimento.
Agenda digitale integrata: per generare e gestire appuntamenti anche quando la struttura non dispone di un sistema preesistente.
Totem con servizi aggiuntivi: per integrare funzioni previste dal progetto, come informazioni, emissione del turno o pagamento tramite strumenti compatibili.
Soluzioni multisede: per uniformare il processo di accettazione mantenendo configurazioni specifiche per ciascuna struttura.

Self accettazione per strutture ad alta affluenza

Ospedali e poliambulatori: per confermare visite ed esami, aggiornare il percorso e indirizzare il paziente verso ambulatori e reparti.
Laboratori e centri diagnostici: per identificare gli utenti prenotati e ridurre i passaggi preliminari al banco.
Uffici comunali e amministrativi: per registrare l’arrivo a un appuntamento e inviare le informazioni all’operatore.
Utility e aziende di servizi: per riconoscere il cliente e associarlo alla pratica o al servizio richiesto.
Aziende e sedi multi-ufficio: per effettuare il check-in di visitatori, fornitori e persone attese.
Hotel e strutture ricettive: per supportare procedure di arrivo e richiesta di servizi.
Centri assistenza e punti di ritiro: per identificare prenotazioni, ordini o pratiche attraverso codici digitali.
Strutture non presidiate: per consentire l’accesso a determinati servizi anche in assenza di un operatore dedicato all’accettazione.

certificazioni

Qualità e Sicurezza delle Informazioni certificate

Dal 2003, l’eccellenza operativa di TEOM S.r.l. è garantita dalla Certificazione di Qualità UNI EN ISO 9001,
rilasciata da DNV, l’ente di certificazione più autorevole nei maggiori mercati europei.

La nostra Azienda inoltre è pienamente conforme agli standard internazionali più elevati in materia di sicurezza delle informazioni,
tramite la rigorosa certificazione UNI CEI EN ISO/IEC 27001, integrata con le estensioni ISO 27017 e ISO 27018.

MePA

Siamo presenti sul MePA, Mercato Elettronico per la Pubblica Amministrazione e molti altri portali come:

Le nostre soluzioni sono inoltre disponibili tramite piattaforma MePA, semplificando le procedure di acquisto per Enti Pubblici e garantendo massima trasparenza e conformità normativa.

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SINTEL (Regione Lombardia)
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realizzazioni

Tecnologie per l'accoglienza

I nostri Sistemi digitali per l’accoglienza e la gestione dei flussi sono sviluppati per soddisfare le esigenze moderne di Personale e Utenti per una vasta gamma di settori: Aziende Sanitarie, Aziende di Servizi, Uffici Pubblici e Privati, Comuni, Poliambulatori, Centri Medici, Farmacie, Supermercati, Ristorazione e Attività commerciali.