Sistemi per la Prenotazione degli Appuntamenti

Quando gli appuntamenti vengono gestiti attraverso telefonate, agende separate e procedure manuali, il problema non rimane nell’agenda: raggiunge l’accettazione, gli sportelli e le sale d’attesa. I Sistemi di Prenotazione TEOM aiutano a distribuire gli accessi, offrire maggiore autonomia agli utenti e collegare l’appuntamento a ciò che accade realmente al momento dell’arrivo.

Quando le prenotazioni non riescono a distribuire davvero gli accessi

Avere un’agenda non significa necessariamente avere accessi organizzati. Gli appuntamenti possono concentrarsi nelle stesse fasce orarie, gli utenti possono arrivare con largo anticipo e il personale può dover gestire telefonate, modifiche, cancellazioni e richieste ripetitive.

La criticità aumenta quando:

sedi e servizi utilizzano agende differenti;
le disponibilità non vengono aggiornate in modo coordinato;
prenotazioni e accessi diretti devono convivere;
il check-in non è collegato all’appuntamento;
non vengono inviati promemoria;
il personale non conosce in anticipo il carico previsto;
non esistono dati sui no-show e sulle fasce più richieste.

Il risultato è un flusso apparentemente programmato che, al momento dell’arrivo, torna a essere gestito manualmente. Un sistema digitale permette invece di collegare disponibilità, prenotazione, identificazione e ingresso nella coda corretta.

Meno telefonate e accessi più prevedibili

L’utente può consultare le disponibilità e prenotare attraverso i canali messi a disposizione, senza dipendere necessariamente dagli orari del centralino. Il personale riduce il tempo dedicato alla raccolta manuale delle richieste e dispone di una visione più chiara degli arrivi previsti. La struttura può distribuire gli appuntamenti in base alle capacità reali dei servizi, differenziando sedi, operatori, durate e fasce orarie.

Questo vuol dire:

maggiore autonomia per l’utente;
minore carico telefonico;
disponibilità aggiornate;
migliore distribuzione degli accessi;
gestione coordinata di più sedi e servizi;
promemoria e comunicazioni preventive;
collegamento tra prenotazione e check-in;
dati utili per analizzare richieste e assenze.

Dalla scelta dell’appuntamento al check-in in sede

Scelta del servizio: l’utente seleziona la prestazione, la pratica o il tipo di appuntamento.
Individuazione della sede: quando sono presenti più strutture, può scegliere quella più adatta alle proprie esigenze.
Consultazione delle disponibilità: il sistema mostra le fasce prenotabili in base alle regole definite per ciascun servizio.
Conferma: la prenotazione viene registrata e associata a un codice o a un QR code.
Promemoria: l’utente può ricevere indicazioni, documenti richiesti e comunicazioni utili prima dell’appuntamento.
Arrivo e identificazione: in sede, il codice di prenotazione può essere utilizzato per confermare l’arrivo.
Inserimento nel flusso: l’utente viene indirizzato automaticamente verso il servizio o la coda prevista. Le soluzioni TEOM possono gestire la prenotazione online, tramite applicazione o attraverso QR code, collegandola ai dispositivi presenti in sede.

Sistemi di prenotazione configurabili per servizi e sedi

Prenotazione online: per consentire all’utente di scegliere l’appuntamento attraverso un portale accessibile da computer o smartphone.
Prenotazione assistita: per permettere al personale di inserire o modificare gli appuntamenti mantenendo un’unica agenda condivisa.
Prenotazione in sede: per prenotare un appuntamento futuro attraverso un totem o una postazione dedicata.
Agenda multiservizio: per coordinare prestazioni con durate, disponibilità e regole differenti.
Gestione multisede: per organizzare calendari e appuntamenti di più sedi all’interno di un sistema centralizzato.
Prenotazione integrata con l’eliminacode: per riconoscere l’utente al momento dell’arrivo e inserirlo direttamente nel flusso corretto.
Agenda digitale personalizzata: per le organizzazioni che non dispongono di un sistema di prenotazione preesistente o che necessitano di una soluzione costruita intorno ai propri processi.

Prenotazione degli appuntamenti nei diversi settori

Ospedali, cliniche e poliambulatori: per distribuire visite, esami, accettazioni e servizi specialistici.
Comuni e Pubblica Amministrazione: per prenotare pratiche e appuntamenti presso gli sportelli, riducendo gli accessi concentrati.
Utility: per coordinare appuntamenti relativi a contratti, volture, assistenza e pratiche amministrative.
Banche e assicurazioni: per associare il cliente al consulente o al servizio richiesto.
Centri assistenza: per organizzare appuntamenti, consegne, ritiri e interventi.
Farmacie e strutture sanitarie territoriali: per prenotare servizi, consulenze e prestazioni.
Università e strutture formative: per gestire segreterie, colloqui e accessi ai servizi.
Eventi e luoghi della cultura: per distribuire gli ingressi attraverso fasce orarie e prenotazioni anticipate.

certificazioni

Qualità e Sicurezza delle Informazioni certificate

Dal 2003, l’eccellenza operativa di TEOM S.r.l. è garantita dalla Certificazione di Qualità UNI EN ISO 9001,
rilasciata da DNV, l’ente di certificazione più autorevole nei maggiori mercati europei.

La nostra Azienda inoltre è pienamente conforme agli standard internazionali più elevati in materia di sicurezza delle informazioni,
tramite la rigorosa certificazione UNI CEI EN ISO/IEC 27001, integrata con le estensioni ISO 27017 e ISO 27018.

MePA

Siamo presenti sul MePA, Mercato Elettronico per la Pubblica Amministrazione e molti altri portali come:

Le nostre soluzioni sono inoltre disponibili tramite piattaforma MePA, semplificando le procedure di acquisto per Enti Pubblici e garantendo massima trasparenza e conformità normativa.

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SINTEL (Regione Lombardia)
STELLA (Regione Lazio)

realizzazioni

Tecnologie per l'accoglienza

I nostri Sistemi digitali per l’accoglienza e la gestione dei flussi sono sviluppati per soddisfare le esigenze moderne di Personale e Utenti per una vasta gamma di settori: Aziende Sanitarie, Aziende di Servizi, Uffici Pubblici e Privati, Comuni, Poliambulatori, Centri Medici, Farmacie, Supermercati, Ristorazione e Attività commerciali.