Accogliere gli utenti con un percorso più semplice, ordinato e riconoscibile

L’esperienza di un servizio comincia nel momento in cui una persona entra. Se non è chiaro dove andare, come registrarsi o quale attesa seguire, anche una struttura efficiente può apparire disorganizzata: aumentano domande, spostamenti inutili e concentrazioni davanti alla reception.

TEOM aiuta a trasformare l’ingresso in un percorso leggibile, collegando arrivo, identificazione, prenotazione, check-in e presa in carico. Accogliere meglio significa ridurre l’incertezza prima ancora di ridurre l’attesa.

Quando il primo ostacolo nasce prima ancora del servizio

Le criticità di accoglienza nascono spesso dal modo in cui gli utenti vengono riconosciuti e indirizzati. Prenotati e accessi spontanei seguono lo stesso percorso, le priorità vengono verificate manualmente e il front office diventa il punto attraverso cui deve passare chiunque.

utenti incerti sul servizio o sull’area da raggiungere;
reception impegnate in richieste informative ripetitive;
persone già prenotate costrette a una nuova registrazione;
priorità ed eccezioni gestite caso per caso;
picchi di arrivo concentrati negli stessi spazi.

Più autonomia all’ingresso, più attenzione dove serve davvero

Un’accoglienza ben organizzata rende comprensibile il passo successivo. Chi può completare in autonomia le operazioni semplici procede senza occupare il banco; chi necessita di assistenza trova personale più disponibile.

meno richieste di orientamento;
accessi più ordinati tra prenotati, spontanei e priorità;
riduzione dei passaggi ripetitivi;
maggiore autonomia nelle operazioni standard;
presa in carico più uniforme tra sedi e servizi.

Dall’ingresso alla presa in carico, senza passaggi superflui

Il percorso viene costruito sulle modalità operative della struttura, collegando solo i passaggi realmente necessari.

Arrivo: l’utente trova subito un riferimento chiaro per iniziare il percorso.
Riconoscimento: indica il servizio richiesto oppure presenta la prenotazione.
Identificazione: quando prevista, avviene tramite codice, QR code, badge o altre modalità.
Instradamento: il sistema applica le regole e indirizza la persona verso il percorso corretto.
Attesa: l’utente riceve indicazioni chiare su dove attendere e come seguire la chiamata.
Presa in carico: l’operatore riceve una persona già associata al servizio corretto.

Un’unica esperienza, costruita con strumenti diversi

Non esiste una tecnologia valida per ogni ingresso. TEOM combina gli strumenti in funzione del percorso, evitando soluzioni scollegate tra loro.

sistemi eliminacode per ordinare accessi e priorità;
prenotazione appuntamenti per distribuire gli arrivi;
self check-in per confermare la presenza;
totem touch per identificazione e orientamento;
monitor informativi e integrazioni con CUP, CRM e gestionali.

Accogliere meglio significa risolvere esigenze diverse

Ogni settore presenta un punto critico differente e richiede una logica di accesso coerente con il servizio:

Sanità: distinguere prenotazioni, accessi diretti e priorità, riducendo i passaggi all’accettazione;
Pubblica Amministrazione: indirizzare cittadini e pratiche verso l’ufficio corretto;
GDO e retail: gestire l’attesa senza obbligare il cliente a restare fermo davanti al banco;
Utility: distribuire il carico tra servizi, sportelli e sedi;
Trasporti e logistica: coordinare accessi, slot e punti di servizio con flussi variabili.

Un’accoglienza digitale che si inserisce nei processi esistenti

Migliorare l’ingresso non significa ricostruire da zero l’organizzazione. Il punto è collegare ciò che già funziona e automatizzare i passaggi che generano attesa. Un progetto può partire dal check-in e crescere integrando prenotazioni, code, sportelli e reportistica.

Le soluzioni TEOM sono modulari e integrabili, così ogni struttura può mantenere i propri gestionali e le proprie regole operative.

Soluzioni Teom

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Comunicazione Digitale

Consegna Documenti e Referti

Gestione Attese e Accoglienza

Pagamenti e Incassi

Totem e Chioschi Interattivi

Soluzioni Personalizzate

realizzazioni

Tecnologie per l'accoglienza

I nostri Sistemi digitali per l’accoglienza e la gestione dei flussi sono sviluppati per soddisfare le esigenze moderne di Personale e Utenti per una vasta gamma di settori: Aziende Sanitarie, Aziende di Servizi, Uffici Pubblici e Privati, Comuni, Poliambulatori, Centri Medici, Farmacie, Supermercati, Ristorazione e Attività commerciali.