Firma e ritiro documenti in un unico percorso guidato

Alcuni documenti non possono essere semplicemente consegnati: prima del ritiro è necessario acquisire una firma, una presa visione o una conferma prevista dalla procedura. Se questo passaggio avviene soltanto allo sportello, anche una pratica già conclusa continua a dipendere dalla presenza dell’operatore.

Le soluzioni TEOM possono integrare firma o conferma e ritiro documentale nello stesso workflow self-service, collegando l’interazione dell’utente al gestionale o all’applicazione che governa la pratica. La tipologia di firma, il suo eventuale valore giuridico e i controlli richiesti restano quelli definiti dal processo e dagli strumenti adottati dall’organizzazione.

Quando la consegna richiede una conferma che blocca tutto allo sportello

La necessità di raccogliere una firma può trasformare una consegna standard in una procedura assistita anche quando non ci sono altre attività da svolgere. Il personale deve identificare l’utente, aprire la pratica, mostrare il documento corretto, raccogliere la conferma e registrare l’avvenuto ritiro.

Su volumi elevati, questi passaggi generano tempi ripetitivi e difficili da comprimere.

ritiri vincolati agli orari del front office;
operatori impegnati in procedure standard di presa visione;
documenti e registrazioni gestiti su sistemi differenti;
difficoltà nel associare firma, utente e documento corretto;
passaggi manuali per aggiornare lo stato della pratica;
necessità di mantenere un percorso alternativo per deleghe ed eccezioni.

Unire conferma e consegna senza perdere controllo

Un percorso self-service può guidare l’utente nella lettura delle informazioni necessarie, richiedere l’azione prevista e consentire il ritiro soltanto dopo il completamento dei passaggi configurati. In questo modo la conferma non resta separata dalla consegna e il sistema può registrare gli eventi in modo coerente.

L’automazione riguarda il workflow, non il valore legale della firma: strumenti, identificazione e requisiti probatori devono essere scelti in base alla procedura specifica.

meno attività ripetitive per il personale;
associazione più chiara tra documento e conferma ricevuta;
aggiornamento ordinato dello stato di ritiro;
percorso guidato per l’utente;
possibilità di mantenere assistiti i casi non standard;
integrazione con sistemi che già gestiscono pratica e documentazione.

Dal documento disponibile alla registrazione del ritiro

Disponibilità: il sistema segnala che il documento è pronto.
Identificazione: l’utente accede attraverso la modalità prevista.
Presentazione: vengono mostrate le informazioni o le condizioni necessarie al ritiro.
Firma o conferma: l’utente completa l’azione richiesta dallo specifico processo.
Consegna: il documento viene reso disponibile con la modalità configurata.
Registrazione: firma, conferma e ritiro vengono associati alla pratica secondo le integrazioni previste.

Interfacce touch e applicazioni integrate con il sistema documentale

Totem e chioschi interattivi possono ospitare l’interfaccia del processo, mentre applicazioni personalizzate, gestionali e sistemi documentali forniscono le informazioni necessarie a verificare documento e utente. Eventuali dispositivi o servizi di firma vengono selezionati in funzione dei requisiti richiesti dalla procedura.

La progettazione deve evitare che l’automazione crei un archivio parallelo: gli eventi raccolti dal punto self-service devono poter alimentare, quando previsto, il sistema che già governa il documento.

Firma e ritiro nei processi che richiedono una presa visione

Enti pubblici: documenti che richiedono conferma di ricezione o passaggi amministrativi tracciati.
Strutture sanitarie: consegne documentali soggette a specifiche regole di identificazione e riservatezza.
Aziende e centri servizi: documenti destinati a clienti, fornitori o utenti registrati.
Università e formazione: modulistica e documentazione che richiede conferma di ritiro.
Reti multisede: processi uniformi con registrazioni centralizzate.
Aree self-service: gestione delle procedure standard mantenendo l’intervento umano per i casi eccezionali.

Quando la procedura coinvolge documenti sensibili o atti con requisiti specifici, il livello di identificazione e la modalità di acquisizione della firma devono essere definiti insieme al cliente e ai fornitori tecnologici coinvolti. La soluzione TEOM coordina il percorso e le integrazioni senza sostituire gli strumenti che determinano il valore giuridico della sottoscrizione.

certificazioni

Qualità e Sicurezza delle Informazioni certificate

Dal 2003, l’eccellenza operativa di TEOM S.r.l. è garantita dalla Certificazione di Qualità UNI EN ISO 9001,
rilasciata da DNV, l’ente di certificazione più autorevole nei maggiori mercati europei.

La nostra Azienda inoltre è pienamente conforme agli standard internazionali più elevati in materia di sicurezza delle informazioni,
tramite la rigorosa certificazione UNI CEI EN ISO/IEC 27001, integrata con le estensioni ISO 27017 e ISO 27018.

MePA

Siamo presenti sul MePA, Mercato Elettronico per la Pubblica Amministrazione e molti altri portali come:

Le nostre soluzioni sono inoltre disponibili tramite piattaforma MePA, semplificando le procedure di acquisto per Enti Pubblici e garantendo massima trasparenza e conformità normativa.

CONSIP
MEF
Acquistinretepa
MePA
SINTEL (Regione Lombardia)
STELLA (Regione Lazio)

realizzazioni

Tecnologie per l'accoglienza

I nostri Sistemi digitali per l’accoglienza e la gestione dei flussi sono sviluppati per soddisfare le esigenze moderne di Personale e Utenti per una vasta gamma di settori: Aziende Sanitarie, Aziende di Servizi, Uffici Pubblici e Privati, Comuni, Poliambulatori, Centri Medici, Farmacie, Supermercati, Ristorazione e Attività commerciali.