Consegna certificati self-service per ridurre i passaggi allo sportello

La richiesta di un certificato può essere semplice; il suo ritiro spesso lo è molto meno. Orari di sportello, identificazione dell’utente, verifica della disponibilità e registrazione della consegna possono trasformare un documento già pronto in una nuova attesa.

Le soluzioni TEOM permettono di progettare percorsi di consegna certificati in modalità self-service, integrando i punti di ritiro con i sistemi che gestiscono la pratica. Il cittadino o l’utente viene guidato verso una procedura chiara, mentre il personale resta disponibile per deleghe, irregolarità o documenti che richiedono verifiche aggiuntive.

Quando il certificato è pronto, ma il ritiro dipende ancora dal front office

Molti accessi agli uffici non nascono da una richiesta complessa, ma dalla necessità di ritirare un documento già elaborato. Se ogni consegna richiede la presenza di un operatore, il front office assorbe volumi che potrebbero essere gestiti in modo più autonomo.

Il problema è soprattutto organizzativo: verificare la persona corretta e associare il ritiro alla pratica giusta senza creare nuovi passaggi.

code per attività di pochi minuti;
accessi concentrati negli stessi orari;
operatori sottratti a pratiche che richiedono consulenza;
utenti che non conoscono lo stato del certificato;
necessità di controllare riferimenti, deleghe e autorizzazioni;
registrazioni di consegna gestite separatamente dal sistema che produce il documento.

Ritirare il certificato con un percorso guidato e controllato

Un processo self-service efficace non riduce i controlli: li rende più coerenti con il tipo di pratica. L’utente viene identificato secondo le modalità previste, il sistema verifica che il certificato sia disponibile e autorizzato al ritiro e registra l’esito della consegna.

Le situazioni non standard vengono invece indirizzate al personale, evitando che la procedura automatica diventi un ostacolo per chi necessita assistenza.

meno attese per il ritiro di documenti già pronti;
maggiore autonomia per le pratiche standard;
separazione tra ritiri semplici e casi complessi;
stato del documento più facilmente verificabile;
registrazione più ordinata dell’avvenuta consegna;
possibilità di uniformare il processo tra sedi diverse.

Dal certificato pronto al ritiro completato

Preparazione: il certificato viene prodotto dal sistema o dall’ufficio competente.
Aggiornamento dello stato: la disponibilità viene resa nota al sistema di ritiro.
Avviso all’utente: quando previsto, viene comunicata la possibilità di procedere.
Identificazione: il cittadino inserisce o presenta il riferimento richiesto.
Verifica: il sistema controlla che il documento possa essere consegnato.
Ritiro: il certificato viene reso disponibile e l’operazione viene registrata.

Un punto di ritiro collegato ai sistemi che gestiscono la pratica

Totem e chioschi interattivi possono essere utilizzati come front-end per guidare l’utente, mentre l’integrazione con gestionali, applicazioni dell’ente e sistemi di identificazione permette di verificare lo stato della pratica. Il tipo di erogazione del documento viene definito in base al processo: visualizzazione, stampa o altra modalità prevista dalla soluzione.

La configurazione deve tenere conto anche dei casi in cui è richiesta una delega o un controllo aggiuntivo, mantenendo un percorso assistito alternativo.

Consegna certificati nei servizi pubblici e privati

Comuni e uffici pubblici: certificati collegati a pratiche amministrative concluse.
Strutture sanitarie: documentazione certificativa gestita secondo le procedure della struttura.
Università e servizi formativi: certificazioni e documenti destinati a studenti e utenti.
Aziende di servizi: attestazioni e documentazione amministrativa standard.
Sedi multiservizio: ritiro di documenti diversi attraverso un unico punto self-service.
Strutture multisede: processi uniformi con sistemi centrali e punti di ritiro distribuiti.

In ogni contesto, il livello di automazione viene deciso sulla base dei documenti gestiti, delle regole di identificazione e dei sistemi con cui la soluzione deve dialogare.

Il punto self-service può inoltre essere inserito in un percorso più ampio che comprende prenotazione, identificazione e gestione dell’attesa. In questo modo il ritiro non viene trattato come un servizio isolato, ma come l’ultima fase di una pratica già gestita digitalmente, con informazioni coerenti tra utente, sportello e sistemi centrali.

certificazioni

Qualità e Sicurezza delle Informazioni certificate

Dal 2003, l’eccellenza operativa di TEOM S.r.l. è garantita dalla Certificazione di Qualità UNI EN ISO 9001,
rilasciata da DNV, l’ente di certificazione più autorevole nei maggiori mercati europei.

La nostra Azienda inoltre è pienamente conforme agli standard internazionali più elevati in materia di sicurezza delle informazioni,
tramite la rigorosa certificazione UNI CEI EN ISO/IEC 27001, integrata con le estensioni ISO 27017 e ISO 27018.

MePA

Siamo presenti sul MePA, Mercato Elettronico per la Pubblica Amministrazione e molti altri portali come:

Le nostre soluzioni sono inoltre disponibili tramite piattaforma MePA, semplificando le procedure di acquisto per Enti Pubblici e garantendo massima trasparenza e conformità normativa.

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Tecnologie per l'accoglienza

I nostri Sistemi digitali per l’accoglienza e la gestione dei flussi sono sviluppati per soddisfare le esigenze moderne di Personale e Utenti per una vasta gamma di settori: Aziende Sanitarie, Aziende di Servizi, Uffici Pubblici e Privati, Comuni, Poliambulatori, Centri Medici, Farmacie, Supermercati, Ristorazione e Attività commerciali.