Consegna di documenti e referti senza creare una nuova attesa

Un documento può essere pronto da ore, ma il suo ritiro può continuare a richiedere una fila allo sportello. Il problema non è la produzione del documento: è il passaggio che serve a verificare chi lo sta ritirando, controllarne la disponibilità, registrare la consegna e indirizzare le eventuali eccezioni.

Le soluzioni TEOM per la consegna di documenti e referti portano questi passaggi dentro un percorso digitale e self-service, integrabile con i sistemi gestionali dell’organizzazione. L’utente può essere guidato dalla notifica di disponibilità fino all’identificazione e al ritiro, mentre il personale mantiene il controllo sui casi che richiedono assistenza o verifiche specifiche.

Quando ritirare un documento richiede più tempo che produrlo

In strutture sanitarie, enti pubblici e organizzazioni di servizio, molte persone tornano fisicamente in sede soltanto per ritirare un referto, un certificato o una documentazione già disponibile. Se ogni ritiro passa dal front office, attività semplici si sommano alle pratiche più complesse e generano nuove code.

La criticità cresce quando l’utente non sa se il documento è pronto o quando la verifica dell’identità e della delega viene gestita interamente a mano.

accessi concentrati negli orari di apertura degli sportelli;
operatori impegnati in consegne ripetitive;
utenti che si presentano prima della disponibilità effettiva;
difficoltà nel distinguere ritiri standard ed eccezioni;
assenza di uno stato condiviso tra produzione e consegna;
necessità di garantire riservatezza e tracciabilità per documenti personali o sanitari.

Più autonomia nel ritiro, più controllo sul processo

Automatizzare la consegna significa rendere autonomi i passaggi che possono esserlo, senza ridurre i controlli necessari. Il sistema deve sapere quale documento è disponibile, chi è autorizzato a ritirarlo e quale evento deve essere registrato quando la consegna viene completata.

Per l’utente il beneficio è un percorso più semplice; per l’organizzazione è la possibilità di separare il ritiro standard dalle situazioni che richiedono assistenza.

riduzione delle code dedicate al solo ritiro;
accesso più rapido ai documenti già disponibili;
maggiore visibilità sullo stato di preparazione e consegna;
identificazione guidata secondo le regole del servizio;
tracciamento degli eventi di ritiro previsti dal processo;
personale più disponibile per deleghe, anomalie e richieste complesse.

Dalla disponibilità del documento alla consegna

Produzione: il documento viene generato dal sistema o dall’ufficio competente.
Disponibilità: lo stato viene aggiornato nel sistema collegato e reso utilizzabile dal percorso di ritiro.
Notifica: quando previsto, l’utente viene informato che il documento può essere ritirato.
Identificazione: il sistema verifica l’utente o il riferimento associato alla pratica.
Consegna: il documento viene reso disponibile attraverso la modalità configurata.
Tracciamento: l’esito del ritiro viene registrato e aggiornato nei sistemi coinvolti.

Totem, sistemi gestionali e strumenti di identificazione integrati

Il progetto può combinare totem e chioschi self-service, lettori QR code o badge, applicazioni personalizzate e software gestionali, collegando il front-end di ritiro alla fonte che conosce lo stato del documento. La modalità di consegna viene definita in base al tipo di documento e al processo dell’organizzazione.

Per i documenti sanitari, l’identificazione, l’autorizzazione e la protezione dei dati devono essere progettate con particolare attenzione. Il Garante Privacy richiede misure adeguate per l’accesso ai referti digitali, inclusi sistemi di autenticazione e autorizzazione coerenti con il trattamento di dati sanitari.

Consegna documentale in sanità, PA e servizi al pubblico

Sanità: referti, documentazione clinica e altri documenti messi a disposizione secondo le regole della struttura.
Pubblica Amministrazione: certificati e documenti collegati a pratiche completate.
Trasporti e turismo: ritiro di documenti di viaggio e materiali collegati al servizio.
Aziende di servizi: documentazione amministrativa destinata a clienti e utenti.
Centri multisede: distribuzione uniforme dei documenti anche quando produzione e ritiro avvengono in luoghi differenti.
Aree self-service: consegna di documentazione standard mantenendo il supporto del personale per deleghe e casi particolari.

certificazioni

Qualità e Sicurezza delle Informazioni certificate

Dal 2003, l’eccellenza operativa di TEOM S.r.l. è garantita dalla Certificazione di Qualità UNI EN ISO 9001,
rilasciata da DNV, l’ente di certificazione più autorevole nei maggiori mercati europei.

La nostra Azienda inoltre è pienamente conforme agli standard internazionali più elevati in materia di sicurezza delle informazioni,
tramite la rigorosa certificazione UNI CEI EN ISO/IEC 27001, integrata con le estensioni ISO 27017 e ISO 27018.

MePA

Siamo presenti sul MePA, Mercato Elettronico per la Pubblica Amministrazione e molti altri portali come:

Le nostre soluzioni sono inoltre disponibili tramite piattaforma MePA, semplificando le procedure di acquisto per Enti Pubblici e garantendo massima trasparenza e conformità normativa.

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MEF
Acquistinretepa
MePA
SINTEL (Regione Lombardia)
STELLA (Regione Lazio)

realizzazioni

Tecnologie per l'accoglienza

I nostri Sistemi digitali per l’accoglienza e la gestione dei flussi sono sviluppati per soddisfare le esigenze moderne di Personale e Utenti per una vasta gamma di settori: Aziende Sanitarie, Aziende di Servizi, Uffici Pubblici e Privati, Comuni, Poliambulatori, Centri Medici, Farmacie, Supermercati, Ristorazione e Attività commerciali.